Digitalisering wordt steeds belangrijker voor kleine en middelgrote bedrijven. Misschien wilt u ook uw bedrijf klaar maken voor de toekomst, maar weet u niet waar te beginnen? Misschien maakt u zich zorgen dat het overstappen naar digitale processen uw lopende projecten zou kunnen vertragen? We kunnen u laten zien hoe u op de best mogelijke manier met digitalisering kunt omgaan en hoe u het meeste uit kunt halen voor u en uw bedrijf!
Veel bedrijven investeren steeds meer in software, nieuwe technologieën en moderne apparatuur. Ze doen dit omdat digitalisering belooft om kantoor- en bouwplaatsprocessen makkelijker en efficiënter te maken. Het is belangrijk dat u en uw medewerkers tegelijkertijd uw digitale vaardigheden ontwikkelen en verbeteren, zodat u alle voordelen van digitalisatie volledig kunt benutten. Ook klanten worden steeds meer digitaal. Als u geen passend online- of digitaal aanbod heeft, loopt u het risico lucratieve opdrachten mis te lopen. Daarom is digitalisering essentieel om ervoor te zorgen dat uw bedrijf in de toekomst competitief blijft.
Waarschijnlijk heeft u al overwogen om over te schakelen naar digitale processen. Misschien heeft u zelfs al enkele eerste stappen genomen en zoekt u nu naar manieren om verder te optimaliseren. Hoe dan ook, u heeft een digitaliseringsstrategie nodig die specifiek is afgestemd op uw bedrijf. Het invoeren van digitale processen moet goed worden gepland om soepel te verlopen, omdat er helaas genoeg obstakels kunnen zijn.
Digitalisering in de ambachtelijke sector: stap voor stap naar succes!
Met een goede planning kunt u vooraf al veel hindernissen omzeilen. Volg de volgende stappen, voor een optimale invoering van uw gewenste digitalisering in uw bedrijf.
Stap 1: Krijg een overzicht van bestaande processen
Het is altijd belangrijk om uw huidige situatie te kennen voordat u een verandering in gang zet en de digitalisering in uw bedrijf bevordert.
Maak een lijst van alle processen die dagelijks voorkomen op kantoor en op de bouwplaatsen: Hoe verloopt bij u de voorbereiding van de bouwplaats? Hoe is uw kantoor georganiseerd? Hoe maakt u offertes? Hoe berekent u uw diensten? Hoe wijst u taken toe aan uw medewerkers? Gebruikt u planningborden voor personeelsinzet?
Breng in kaart welke digitale processen al in uw bedrijf worden gebruikt. Hoe gaat u bijvoorbeeld om met e-mails? Maakt u offertes met Word of Excel? Of gebruikt u mogelijk al branche specifieke software, een elektronisch tijdsregistratiesysteem of een documentbeheersysteem?
Hoe zit het met de technologie op kantoor bij u? Hebt u breedbandinternet? Heeft uw pc de benodigde middelen die moderne softwareoplossingen vereisen? Om bijvoorbeeld 3D-modellen te kunnen bekijken binnen Building Information Modelling (BIM), hebt u een 3D-compatibele grafische kaart nodig.
Worden er bij u in het bedrijf mobiele apparaten gebruikt voor communicatie onderweg of op de bouwplaatsen? Stelt u uw medewerkers eigen werk smartphones en/of tablets ter beschikking?
Gebruik gerust de gratis checklist om 12 typische processen te leren kennen die eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden!
Stap 2: Stel duidelijke doelen voor uzelf
Zodra u weet waar u staat met digitalisering, moet u nadenken over wat u wilt bereiken met uw digitaliseringsplannen: Versnelling van processen op kantoor? Betere projectafhandeling? Slimmere voorbereiding van de bouwplaats? Efficiëntere communicatie tussen uw medewerkers?
U kunt hierover advies inwinnen bij softwareleveranciers, IT-professionals of bij de experts van de Middenstand 4.0 Competentiecentra over de mogelijkheden die digitalisering in het ambacht biedt.
Zodra u duidelijke doelen hebt gesteld, hoeft u alleen nog maar de uitvoerbaarheid in de volgende stappen te plannen.
Stap 3: Schatting van de kosten
Bij de digitalisering van MKB-bedrijven komen natuurlijk kosten kijken. Denk aan de kosten voor het aanschaffen van hardware en software, of de terugkerende kosten voor licenties en onderhoudscontracten. Ook de training van medewerkers brengt kosten met zich mee en kan de productiviteit van uw team verminderen voor een bepaalde periode.
Het is belangrijk om te beseffen dat bij technologische veranderingen vooral aan het begin veel middelen nodig zijn, wat kan leiden tot vertragingen in de bedrijfsvoering. Maar deze investeringen zijn noodzakelijk om later juist tijd te besparen.
Voordat u verschillende digitaliseringsfasen implementeert, is het verstandig om informatie in te winnen over subsidies van zowel federale als regionale overheden. Vooral voor digitalisering in sectoren zoals ambacht zijn er momenteel veel subsidieprogramma’s beschikbaar voor kleine en middelgrote bedrijven. Deze subsidies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor het upgraden van hardware en software, of voor het trainen van uw personeel. Belangrijk om te onthouden: meestal moet u de subsidies aanvragen voordat u ze kunt gebruiken!
Stap 4: Voer de digitalisering uit in uw eigen tempo
Onthoud dat het implementeren van nieuwe processen tijd kost om te wennen. Daarom is het verstandig om niet meteen al uw bestaande processen drastisch te veranderen en digitaal te vernieuwen. Integendeel, voer de gewenste wijzigingen liever geleidelijk in. Geef uzelf en uw bedrijf voldoende tijd om aan de veranderingen te wennen. Let er vooral op dat u uw medewerkers niet te zwaar belast of lopende projecten in gevaar brengt door te veel tegelijk te willen doen.
Daarom is het aan te raden om de digitalisering van tevoren op te delen in meerdere fasen – inclusief testfasen en wat ruimte voor aanpassingen. Bijvoorbeeld, begin eerst met het invoeren van basissoftware voor dagelijkse kantoorwerkzaamheden. Daarna kunt u smartphones introduceren voor communicatie op de bouwplaats, gevolgd door digitale tijdsregistratie voor medewerkers, digitale personeelsplanning, en uiteindelijk geautomatiseerde processen in de boekhouding.
Stap 5: Betrek uw medewerkers bij uw planning
Het is belangrijk om te benadrukken dat u de digitalisering in uw bedrijf alleen succesvol kunt implementeren met de hulp van uw medewerkers! Daarom is het vanaf het begin cruciaal om uw medewerkers te betrekken bij de planning van de digitaliseringsmaatregelen en samen met hen uw doelen te bespreken.
Vaak zult u bepaalde zorgen moeten wegnemen wanneer u bestaande en vertrouwde processen moet veranderen – dit is volkomen normaal, en het kost tijd om op deze zorgen in te gaan. Bovendien hebben sommige medewerkers moeite met nieuwe technologieën in het algemeen. Maar als u uw medewerkers kunt overtuigen van de voordelen van digitalisering, legt u een goede basis voor het succes van uw project.
Dit zijn de voordelen van digitalisering in het MKB op een rijtje
U bespaart aanzienlijk tijd bij organisatie en planning.
Arbeidsprocessen worden sneller.
Communicatie tussen kantoor en bouwplaats verbetert.
U bespaart middelen.
U kunt flexibeler reageren op situaties en aanvragen.
Er ontstaat meer transparantie voor medewerkers, klanten en zakelijke partners.
U hebt een beter en altijd up-to-date overzicht van de stand van zaken van uw bedrijf.
Als werkgever wordt u aantrekkelijker voor vakmensen en leerlingen.
U blijft concurrerend in uw marktsegment.
Conclusie
Digitalisering is zeker het overwegen waard, vooral als u wilt dat uw bedrijf relevant blijft en kan concurreren in de moderne markt. Door goed te plannen en uw medewerkers erbij te betrekken, kunt u digitalisering succesvol in uw bedrijf toepassen.
