Als ondernemer staat u aan het einde van het jaar voor een belangrijke taak: de jaarafsluiting. Dit is niet alleen een administratieve verplichting, maar ook een strategisch moment om uw bedrijfsprocessen te evalueren en te optimaliseren voor het komende jaar.
In deze blog bespreken we de uitdagingen die u kunt tegenkomen en bieden we concrete adviezen om uw jaarafsluiting soepel te laten verlopen, met speciale aandacht voor hoe Gilde Pro ERP-software u hierbij kan ondersteunen.
Uitdagingen bij de Jaarafsluiting
Dit zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen en de redenen waarom het raadzaam is om deze effectief aan te pakken.
- Financiële Overzichten en Nauwkeurigheid
Een van de grootste uitdagingen is het waarborgen van de nauwkeurigheid van uw financiële gegevens. Uw balans en winst-en-verliesrekening moeten een getrouw beeld geven van uw bedrijfssituatie. Dit vereist zorgvuldige controle van alle boekingen en transacties. - Kasstroombeheer
In de bouw- en installatiesector kunnen betalingen sterk fluctueren. Een gedegen kasstroombeheer is essentieel om liquiditeitsproblemen te voorkomen, vooral tijdens de jaarafsluiting. - Toegang tot Financiering
Veel MKB-bedrijven ervaren moeilijkheden bij het verkrijgen van financiering. Een sterke financiële positie, duidelijk weergegeven in uw jaarafsluiting, kan de toegang tot krediet vergemakkelijken. - Personeelsbeheer
Het tekort aan gekwalificeerd personeel blijft een uitdaging in de sector. Tijdens de jaarafsluiting is het belangrijk om de personeelskosten en -planning voor het komende jaar kritisch te evalueren. - Kostenbeheersing
Stijgende materiaal- en grondstofkosten kunnen uw winstmarges onder druk zetten. De jaarafsluiting biedt een goed moment om uw kostenstructuur te analyseren en efficiëntieverbeteringen te identificeren. - Compliance en Regelgeving
Veranderingen in wet- en regelgeving, milieuvoorschriften en arbeidswetten kunnen invloed hebben op uw bedrijfsvoering. Het is van groot belang op de hoogte te blijven zodat u zich hier tijdig op kan aanpassen. - Digitalisering en Automatisering
De implementatie van nieuwe technologieën kan een uitdaging zijn, maar is cruciaal voor het verbeteren van efficiëntie en concurrentievermogen. Zo zorgt u dat uw bedrijf toekomstbestendig wordt en blijft.
Adviezen voor een Effectieve Jaarafsluiting
Om uw jaarafsluiting succesvol te maken en uw bedrijf klaar te stomen voor het komende jaar, zijn er verschillende strategieën die u kunt toepassen. Hier zijn enkele belangrijke adviezen die u kunnen helpen bij een efficiënte en effectieve afsluiting van het jaar.
1. Gebruik Gilde Pro ERP-software Optimaal
Gilde Pro biedt uitgebreide mogelijkheden om uw jaarafsluiting te stroomlijnen. Hier zijn enkele concrete tips:
Oude projecten afsluiten: Gebruik de Opdrachtstand in de boekhoudmodule van Gilde Pro om alle afgeronde projecten correct af te sluiten. Hiermee voorkomt u dat er nog omzet en kosten worden geboekt op deze opdrachten en kunt u uw onderhanden werk positie bepalen per einde van het jaar. Tevens geeft dit u een helder overzicht van uw actieve projecten en voorkomt verwarring in het nieuwe boekjaar.
Kostprijzen analyseren: Benut de Nacalculatiemodule van Gilde Pro om uw kostprijzen grondig te analyseren. Vergelijk de werkelijke kosten met de gecalculeerde kosten in bijvoorbeeld de Lopende werken lijst om inzicht te krijgen in waar u kunt besparen of processen kunt verbeteren.
Opschoning oude leveranciers: Gebruik de CRM-functionaliteit van Gilde Pro om uw leverancierslijst op te schonen. Verberg en/of blokkeer klanten en leveranciers waarmee u niet meer samenwerkt om uw administratie overzichtelijk te houden.
Uurtarieven herzien: Pas waar nodig uw interne en externe uurtarieven aan. Houd hierbij rekening met gestegen kosten en marktomstandigheden.
Inkoopprijzen herzien: Gebruik de prijslijstfunctie in Gilde Pro om de gewijzigde artikelprijzen van uw leverancier in Gilde Pro bij te werken of gebruik de Applet Prijzen actualiseren als u met 2BA of ArtSelect werkt.
Aanleveren overzichten accountant: Via de module Auditfile kunt u een bestand creëren waarin de belangrijkste gegevens van uw boekhouding staan, zoals uw grootboekschema, adressen, maar ook uw journaalposten en (open) posten. Uw accountant of de belastingdienst kan dit bestand inlezen in hun software voor een snelle en correcte controle.
2. Financiële Gezondheid Verbeteren
Gebruik de rapportagefuncties van Gilde Pro om uw balans en winst-en-verliesrekening te genereren en analyseren. Besteed extra aandacht aan uw kasstroomoverzicht om liquiditeitsproblemen in het nieuwe jaar te voorkomen. Ontdek hier ook de meerwaarde van Gilde BI: onze Business Intelligence-tool gaat verder dan de standaard rapporten en helpt om complexere data te vertalen naar heldere inzichten. Creëer uw eigen gewenste dashboards, analyseer eenvoudig uw financiële prestaties en ondersteun strategische besluitvorming met actuele rapportages.
3. Efficiëntie Verbeteren
Maak gebruik van de mogelijkheid om bankafschriften te downloaden en in Gilde te importeren om zodoende handmatige taken te reduceren en fouten te minimaliseren. Tevens is het inkoopfactuurproces te digitaliseren of zelfs vergaand te automatiseren via het Gilde Inkoopportaal (GIP)
4. Compliance Waarborgen
Zorg dat u up-to-date bent met de nieuwste wet- en regelgeving. Gebruik de beschikbare checklists tools in Gilde Pro om ervoor te zorgen dat u altijd aan alle wettelijke vereisten voldoet.
TOT SLOT: Enkele Praktische Tips voor een Soepele Jaarafsluiting
Begin op Tijd: Start al in december met het voorbereiden van uw jaarafsluiting. Gebruik Gilde Pro om een planning te maken en taken toe te wijzen aan teamleden.
Controleer Uw Administratie Maandelijks: Maak er een gewoonte van om elke maand uw administratie bij te werken in Gilde Pro. Dit bespaart u veel tijd en stress aan het einde van het jaar.
Automatiseer Waar Mogelijk: Benut de automatiseringsmogelijkheden van Gilde Pro, zoals bankafschriften importen en het digitaal verwerken van inkoopfacturen (GIP), om fouten te minimaliseren en tijd te besparen.
Voorbereiden op 2025: Gebruik de inzichten die u verkrijgt uit de jaarafsluiting om uw doelen en budgetten voor 2025 vast te stellen in Gilde Pro. Leg de budgetten vast bij de grootboekrekeningen om periodiek de werkelijkheid naast de budgetten te houden.
Conclusie:
De jaarafsluiting is niet alleen een administratieve taak; het is een belangrijk moment om uw bedrijf te evalueren en kansen voor groei in 2025 te identificeren. Met Gilde Pro ERP-software kunt u een efficiënte en nauwkeurige afsluiting realiseren, wat u waardevolle inzichten oplevert voor strategische beslissingen.
Gilde Pro biedt de tools om uw processen te optimaliseren teneinde uw financiële gezondheid te verbeteren. Door de mogelijkheden van onze software te benutten, maakt u uw bedrijfsvoering efficiënter en legt u een sterke basis voor succes in het komende jaar.
