Is gegevensbeveiliging voor u belangrijk? Als dat niet het geval is, kan dat niet alleen erg vervelend en duur zijn: in het ergste geval kan zelfs het voortbestaan van uw bedrijf in gevaar komen als u uw gegevens niet regelmatig back-upt! Laat het daarom niet zo ver komen! We leggen uit waar u op moet letten bij gegevensbeveiliging om ernstig gegevensverlies te voorkomen!
Sommige mensen denken misschien: “Gegevensbeveiliging is niet nodig – wat kan er nou gebeuren?” Jammer genoeg blijven dergelijke uitspraken vaak standhouden onder veel mensen in de bouwsector, wat aangeeft dat het gevaar van ongewenst gegevensverlies vaak wordt onderschat. Want een ongeluk kan op elk moment en zonder waarschuwing toeslaan: plotseling zijn alle gegevens over klanten, alle projecten en de zorgvuldig aangemaakte stamgegevens verdwenen – de absolute nachtmerrie van elke ondernemer. Vooral voor kleinere bedrijven is het verlies van digitale klant- en projectinformatie een ramp die zelfs tot financiële problemen kan leiden.
Hierom is gegevensbeveiliging onmisbaar.
Er zijn veel manieren waarop u uw bedrijfsgegevens kunt verliezen:
- Fouten van gebruikers, zoals per ongeluk belangrijke documenten verwijderen
- Computervirussen / cybercriminaliteit
- Diefstal van hardware
- Defecte of beschadigde harde schijven (bijvoorbeeld door kortsluiting, brand of waterschade)
Zonder een goed back-upsysteem zijn uw gegevens meestal niet gemakkelijk te herstellen als er iets misgaat. Het is daarom vanuit zakelijk perspectief heel belangrijk om uw gegevens te beschermen tegen ongewenst verlies. Dit wordt ook onderstreept door de jaarlijkse “Wereld Backup Dag” op 31 maart, die wil benadrukken hoe belangrijk het is om uw gegevens veilig te houden. Eigenlijk zou zo’n dag niet nodig moeten zijn, omdat u wettelijk verplichtingen heeft als u elektronische gegevens verwerkt.
Wettelijke verplichting tot gegevensbeveiliging
Voor de Nederlandse rechtbanken is het vanzelfsprekend dat alle gegenereerde gegevens in de commerciële sector betrouwbaar, tijdig en uitgebreid moeten worden beveiligd. Als u in uw bedrijf digitaal werkt, bijvoorbeeld met software voor het maken van offertes en facturen, moet u rekening houden met de “Richtlijnen voor het bewaren en beheren van elektronische boeken, documenten en gegevens in elektronische vorm en voor gegevensbeveiliging” (Richtlijnen voor digitaal archiefbeheer). Deze richtlijnen zijn opgesteld door de Belastingdienst en zijn van toepassing op Nederlandse belastingplichtigen die elektronische boeken, documenten en gegevens gebruiken en bewaren. Ze bevatten voorschriften met betrekking tot het bewaren van elektronische boeken, documenten en gegevens, evenals eisen voor de toegang tot en bescherming van deze gegevens. De richtlijnen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat elektronische gegevens veilig en betrouwbaar worden bewaard en dat ze voldoen aan de wettelijke vereisten voor belastingdoeleinden.
Back-ups maken - maar dan goed!
Vanwege de in Nederland geldende voorschriften en verplichtingen moet u gegevens extra beschermen. Maak daarom regelmatig back-ups van uw gegevens en databases, bij voorkeur dagelijks of wekelijks. Als u uw gegevens echter “alleen maar” op een externe gegevensdrager opslaat, moet u aanvullende eisen stellen: de gegevensdrager moet apart worden beschermd, bijvoorbeeld om onbedoeld verplaatsen, schade door omgevingsinvloeden of diefstal te voorkomen. Een zinvol alternatief voor externe harde schijven zijn tegenwoordig cloudoplossingen. Hierbij moet u echter vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) absoluut letten op de locatie van de servers van de cloudoplossing – bij voorkeur in Nederland. Met de Amazon Web Services (AWS) is er bijvoorbeeld een cloudprovider die sinds 2016 al voldoet aan onder andere de eisen van de eisenlijst voor cloud computing (C5) van het Duitse federale bureau voor informatiebeveiliging. Hier kunt u al uw back-ups versleuteld en kosteneffectief in Nederland opslaan.
Gegevensbeveiliging in branche-specifieke software
Veel bedrijven die branche specifieke oplossingen aanbieden voor uw sector, hebben manieren om uw bedrijfsgegevens te beschermen. Met hun software kunt u uw gegevens automatisch laten opslaan. De back-up van uw gegevens kan worden gemaakt op externe apparaten, zoals harde schijven of USB-sticks. Het is echter handiger als de software uw gegevens automatisch veilig opslaat in de cloud.
Conclusie: gegevensbeveiliging is een must!
Het is belangrijk om uw gegevens te beschermen tegen verlies. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het dient ook ter bescherming van uw eigen belangen. Een enkel ongeluk, virus of diefstal kan al de voortgang van uw bedrijf in gevaar brengen. Daarom is het noodzakelijk om nu actie te ondernemen! Om uw gegevens goed te beveiligen, heeft u een goed gegevensbeveiligingsplan nodig. Veel aanbieders van software voor de bouw kunnen u helpen met geautomatiseerde oplossingen. Laat u daarom uitgebreid adviseren over dit onderwerp en zorg ervoor dat u regelmatig back-ups maakt!
